10 Claves para dejar de hacer daño con tu Power Point

Llega el momento. La sala llena, el ordenador encendido y el proyector muestra la carga de la presentación desde el pendrive. El relojito que tarda más de la cuenta. Nervios de última hora. Al final se despereza el Power Point de su hibernación digital. Y aparece un carrusel de tropecientas diapositivas que van a salir disparadas sin piedad hacia tus ojos, mientas otro humano de cuyo nombre no querrás acordarte te cuenta su vida. Tragar saliva. Buscar de reojo la salida más próxima. Sudor frío. No hay escapatoria.

Y la frase:

—Hola a todos, mi nombre es Pedro y os voy a contar un poquito cómo va lo de la enfermedad de…

Un poquito. Nos lo va a contar un poquito solo. Y por eso lleva al menos cincuenta diapositivas más cargadas de letras que la Espasa-Calpe.

Es un hecho demostrado: se puede hacer mucho, pero mucho daño con una mala presentación.

Y mucho bien, cuando comunicas y aportas.

Comunicar y aportar

Seguramente lo has sufrido en tu propio cuerpo: aburrimiento, confusión, avalancha de datos…

Y, finalmente, la doble evasión:

Evasión mental: cualquier mancha en la pared es más estimulante que el rollo que te están contando.

Evasión física: si tienes cerca la salida y nadie te ve o haces que un amigo te llame para justificar tu escapada…

Como seguramente has estado ahí y no quieres ser el próximo Jack el Presentador entre tus compañeros, te proponemos diez acciones para que en vez de castigar a tus semejantes con tu presentación infernal, hagas muchos amigos y te lleves unos aplausos, pero esta vez merecidos.

Son sugerencias orientadas a que el mensaje llegue a su receptor, a tu audiencia, y se basan en cómo funciona nuestra mente y cómo gestionamos la atención.

Recuerda que el objetivo de cualquier presentación es aportar y comunicar algo. Lo importante es lo que dices y cómo lo dices, mientras que las imágenes son un soporte y un apoyo de todo tu discurso.

Son diez puntos de apoyo sobre los que armar tu presentación y reforzar tu discurso. No tengas miedo de implementarlos ni de ser el bicho raro: casi nadie los tiene en cuenta y por eso, a poco que hagas, destacarás y sorprenderás (para bien) a tu audiencia.

¡Vamos allá!

1. Menos es más

La base de toda presentación, el cimiento, lo primordial que tienes que tener en tu mente. Sin eso, no hay presentación.

Regla número uno: cuanto más breve seas, mejor.

Menos diapositivas es “más mejor”, más calidad, más amable. Como punto de corte y regla general, más de 20 diapositivas y más de 20 minutos de exposición ponen en jaque la capacidad de atención de cualquier cerebro humano.

Y si se pierde la atención, adiós. Empiezan a mirar el móvil, un chisme que sí sabe cómo atraparnos.

Por eso: brevedad, claridad y concisión. Sin eso, no hay presentación.

Muchas personas piensan que tienen que hacer exposiciones largas y detalladas, con toooodos lo puntos del tema, con toooooodos los matices, con tooooodas las cosas…

Eso es un error.

Cuanto más brevedad y concisión pongas en tus mensajes, más fácil es que los claves en las mentes que te escuchan.

Ojo con esto: te escuchan, no te ven. Recuerda que tus imágenes son para dar soporte a lo que cuentas… Dar soporte significa que de un vistazo la otra persona completa o comprende mejor lo que cuentas.

Recuerda como punto de referencia: si pasas de este 20/20 debes saber muy bien lo que haces.

Es más, te regalamos la exclusiva PPPS, la Power Point Pain Scale, donde puedes comprobar el grado de dolor que estás infringiendo a tus pobres oyentes….

2. Más es mejor

¿Lo contrario de lo que te contamos antes?

Sí… y no…

Dijimos que cuantas menos diapositivas pongas mejor.

Hasta aquí bien.

Pero si tienes que explicar algo complejo, no hagas una diapo compleja, sino varias sencillas que cuentan una historia sencilla que lleva a comprender la cosa compleja.

La idea es que una diapo debe ayudar a fijar un concepto, pero si tratas de explicar la teoría de la relatividad llenando la imagen de fórmulas, sólo creas complejidad y confusión.

Y distracción, porque si me tengo que concentrar mucho en entender la imagen, no te escucharé. No puedo hacer dos cosas a la vez.

Y si te escucho, no puedo desencriptar esa imagen tan compleja y no sirve nada.

O te leo , o te escucho.

No pasa nada si añades diapos sencillas pero que aporten y ayuden a interiorizar la idea.

Recuerda: 20/20, ese es el umbral. Pero, si necesitas 4 imágenes para una idea, mejor 24 diapos que no 19 más un jeroglífico.

3. Guarda el secreto

Este es uno de los errores que TODOS, sin excepción, cometen, cometemos o hemos cometido en las presentaciones.

Conocerlo te va a ayudar evitar distracciones y mantener la atención de tu público.

Vamos a ponernos serios.

Esta escena seguro que la has vivido:

Aparece una imagen en la pantalla, y el supuesto orador dice algo parecido a alguna de estas perlas:

—Bueno, esta diapositiva no la leáis, es un tema que ahora no vamos a tratar…

—Pongo esta imagen pero no hace falta que la miréis…

—No hace falta que os fijéis en esta diapositiva…

Vamos a ver, vamos a ver, alma de cántaro…

Si no hace falta mirar, ver o leer algo, ¿por qué lo pones?

Eso nos distrae y nos lleva a hilos secundarios que no nos interesan. Desconectamos. Nos aburrimos. Sacamos el móvil (si tu mismo dices que no es relevante…)

Es totalmente contradictorio pretender mantener la atención diciendo que lo que estás contando no tiene la menor importancia en estos momentos.

¿Por qué hacemos esto?

Porque queremos que la audiencia crea que nos lo sabemos todo. Puro ego.

Pues no. Si te lo sabes todo, ya lo demostrarás cuando te pregunten.

Tienes 20 minutos y 20 diapos.

No las desperdicies contando lo que no interesa.

Nunca.

¿A que es sencillo?

4. Mejor sin tablas

Otro error garrafal que cometen (cometemos) especialmente los sanitarios…

Sí, sí… esto es de juzgado de guardia, ya verás…

Te va a encantar.

Ojo, te va a dar más trabajo, pero vas a quedar mejor que Nadal en Roland Garros…

Tablas de datos.

Ponemos en una diapo una tabla de números. Cuanto más grande es la tabla, mejor es el estudio. Y hablamos sobre la tabla pasando el puntero a la velocidad de la luz contando no sé qué rollos sobre tal…. Números pixelados, números grandes, números pequeños, porcentajes, medias y varianzas…

Como si tuviéramos el Excel incrustado en la retina y de un vistazo supiéramos ver dónde está la p significativa o el porcentaje que nos interesa.

No.

Las tablas no las lee nadie

¿Por qué?

Porque los humanos no podemos mirar una tabla de números y entenderla a menos que dediquemos media horita con tranquilidad.

(Y como ya sabes, tienes 20 minutos y 20 diapos para vender tu idea)

No pongas tablas ni enmarques los datos relevantes con un cuadrado rojo. No sirve de nada.

En vez de eso, extrae los datos relevantes y haz un gráfico, una figura, un “algo” que acerque los datos al oyente. Puedes citar la fuente para que nadie piense que te lo estás inventando…

Sí, es verdad. Más curro. Pero éxito asegurado.

5. PIENSA EN COLORES

Es un concepto muy, muy sencillo, pero como nadie parece ser consciente de esto, la mayoría de las presentaciones son horrorosas.

Somos visuales. Animales visuales.

Pero hay unas reglas que debes conocer. O al menos, intuir.

Si pongo letras rojas sobre un fondo verde, es un espanto total más propio de una película de extraterrestres sanguinarios que de una presentación científica.

Si no hay contraste entre en fondo y el objeto (letra, figura, forma) no se ve y fatiga la vista.

Debes acostumbrarte a usar paletas de colores . Es un conjunto de colores que armonizan, contrastan y resultan agradables a la vista.

Así ayudas a la audiencia más de lo que crees.

Bueno, y una derivada de lo anterior…

Tú verás, pero nadie en su sano juicio usa Comic Sans para algo serio.

No es una tipografía graciosa, desenfadada o amable: es un experimento que le manda un mensaje al inconsciente de tu audiencia que eres una persona de poca credibilidad, banal e insustancial…

El que avisa es avisador…

Busca la historia de Comic Sans… si te atreves….

6. RESPIRA

Hablaremos de un problema universal: el miedo.

Sí, el miedo es el causante de que no contemos un carajo y aturullemos al personal con toneladas de irrelevancia…

Hay personas que no saben que están en una presentación.

Piensan que están en un concurso de la tele y que deben saludar a todos sus amigos, familiares y compañeros de trabajo.

Bajo esa lógica, en una sola diapositiva ponen:

• 6 tablas de números

• 3 logos (el del hospital/centro/gabinete, el de la sociedad científica y el de la sociedad autonómica)

• 3 imágenes (los compañeros del laboratorio, los becarios y el parque del hospital)

• 1 fondo semitransparente con el número de congreso y el escudo de la ciudad

¡BASTA!

Eso no es una diapositiva, eso es un collage donde nadie se aclara de nada.

Si llenas la diapositiva con “cosas”, sepultas la idea que quieres contar y muere asfixiada.

La imagen es para soportar la idea, no para saludar a tus amigos.

Quita lo irrelevante, deja que respire la frase o la imagen que ilustra el concepto. No desvíes la atención.

Respira…

Respira…

Respira…

¿A que sienta bien?

Claro que sí

7. SE VISUAL, NO TEXTUAL

¿Cómo transmitir los mensajes de la manera más sencilla y efectiva posible?

Dicho de otra manera: ¿crees que es igual hacer una película, escribir un libro o contar una historia? ¿Dices y haces lo mismo en cada caso?

Pues la gente usa el Power Point como si fuera un libro de memorias. Y eso lo convierte en un brasero en pleno mes de agosto. O sea, insoportable.

“Una imagen vale más que mil palabras”

Evita que tengamos que leer. Transforma el texto en imagen siempre que sea posible. Y reduce el texto todo lo que puedas.

Ya lo contamos hace unos días: si tengo que leer, no te voy a escuchar.

Y lo que mola es escuchar a alguien que habla y cuenta cosas.

Y lo que más mola de todo es escuchar a alguien que habla, cuenta cosas y me impacta con una imagen que transmite ese mensaje y me lo clava en la retina de un martillazo.

¡Pam!

Esa es la idea. Y eso es lo que hace algo memorable.

No es sencillo, pero no es imposible.

Busca la imagen y evita el texto en todo.

Los sanitarios metemos mucho rollo, estamos acostumbrados a escribir mucho. Pero en las presentaciones no podemos seguir con ese modelo ni transcribir nuestras memorias.

Imagen, siempre.

8. Transiciones y piruetas

Otro dolor de muelas que genera el Power Point y que muchos siguen empecinados en no corregir. Si quieres castigar a tus pobres humanos, no hagas caso a lo que te contaremos…

Cuando hace unos años empezamos a jugar con el Power Point, nos flipábamos con los efectos y las transiciones.

Cosas que giran, cosas que salen , que desaparecen, baile de objetos, letras en formación espacial, flashes, bombas, sonidos, wow, wow, wow….

Qué dolor para los sentidos…

Parecía que estábamos en un videojuego de los 80…

Bueno, pues ya pasó, ya pasó..

No estamos pasando la tarde en un paintball y todos esos artefactos lo más probable es que nos distraigan y nos mareen.

Hay que saber muy bien lo que se hace y no abusar de esas historias porque fatigan a la audiencia y marean.

Como norma, transiciones no, gracias.

Sencillo y eficaz, no ruidoso y confuso.

9. Sé misterioso

No podemos dejar de hablar de uno de los principales pecados capitales de todos los powerpointeros…

Sí, un pecado que genera muerte por power point de manera fulminante.

Verás… ya sabemos que eres un crack.

Controlas.

Lo petas, brother.

Eres el mejor.

Partes la pana.

Lo sabes todo, todo, todo…

Pero…

Déjanos con ganas de más.

No lo cuentes todo.

De verdad.

Queremos volver a llamarte, no olvidarte por la inmensa paliza que nos has dado.

3 o 4 ideas.

Y ya.

De verdad: si salimos con 3 o 4 ideas de tu charla será un éxito.

Por favor y gracias.

Deja tu vanidad y tu ego en la puerta. No estás aquí para demostrar todo lo que sabes, sino para enseñarme algo que no sé.

Esa es tu misión.

10. Pásate al JotaPeGé

Truquito final para que no haya dramas el día de la presentación.

Porque hemos vivido auténticos desastres. Presentaciones arruinadas tras horas y horas de trabajo por no contemplar un simple detalle.

Terrible

Pásate al JOTAPEGÉ

La imagen es la siguiente:

Subes al escenario, cargas tu presentación que llevas en el pincho, sale el famoso relojito y…

Voilà!

Imágenes descuadradas, tipografías cambiadas, cosas que se salen de la diapo y cien ojos mirando tu cara de pavor…

Desastre.

¿Por qué ocurre esto?

Cada vez ocurre menos, pero es posible que el ordenador donde presentes no tenga las tipografías que estás usando o que sea una versión diferente de Windows o que tenga más años que Matusalén.

Da igual.

El caso es que se ha deslucido todo.

Hay varias maneras de evitar esto.

Una es crear una presentación con las imágenes de tu presentación.

Me explico.

De cada diapo puedes sacar una imagen en JPG. Tienes que ir a donde pone “exportar” y ahí te puedes descargar tus 20 diapositivas en imágenes. Lo que tienes que hacer es una presentación nueva con esas imágenes, de manera que no se puede cambiar ni mover nada y eso será soportado por cualquier versión de software por muy pleistocénico que fuere.

Otras personas crean un PDF, o se aseguran de que en su presentación fianl ayan incrustadas las funtes tipográficas, etc.

Te animamos a que investigues, pero, si no tienes ganas, no te apetece o eres un negado, pásate al jotapegé y no tendrás problemas.

Bola extra

Y hasta aquí todos estos consejos e ideas para mejorar tus presentaciones.

¿Te han gustado?

Bueno, quizás nos falta lo más importante…

Disfruta

Es lo más importante

Disfruta. Crea. Atrévete. Experimenta.

Una presentación es una oportunidad para aprender y para enseñar.

Alguien te va a prestar veinte minutos de su tiempo para que le entregues algo.

Si te lo curras un poco, no será en balde.

Será un éxito.

Da un paso más y busca tu estilo, tu horizonte, tu manera de comunicar.

Y, si nos necesitas, estamos a golpe de click.

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Francisco Javier Rascón Risco